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Atelier PNS à distance

ANIMER UN ATELIER PICK’N’ START A DISTANCE

 Comment présenter de manière attractive l’offre collaborative Microsoft 365 à vos collègues ?

Après le déploiement d’Office 365 il n’est pas toujours aisé pour les collaborateurs de faire un choix parmi les nombreux outils proposés et d’en comprendre leur utilité. Si les outils ont pour but d’améliorer la collaboration, les équipes doivent s’accorder sur la manière dont elles veulent désormais travailler ensemble. 

Comment aider les équipes à mettre en place de nouveaux usages ?

Le travail à distance a profondément chamboulé notre organisation de travail. L’utilisation des outils collaboratifs s’est accélérée sans forcément que les équipes prennent du recul et / ou le temps de discuter ensemble sur comment travailler et identifier leur expérience de collaboration de prédilection. 

Destiné aux équipes souhaitant progresser dans leur pratiques de collaboration en utilisant mieux Microsoft 365 au quotidien, l’atelier Pick’n’Start permettra aux participants :

  • d’exprimer les limites de leurs pratiques actuelles
  • d’identifier ensemble des nouvelles pratiques
  • de s’accorder sur des situations précises de mises en pratiques

… dans un format court,  100% à distance tout en passant un bon moment en équipe !

Matériel et logistique

  • Compter 45 minutes de atelier effectif
  • Disposer d’un compte Klaxoon 
  • Une équipe de 3 à 8 personnes travaillant ensemble
  • 1 animateur qui : 
    • peut appartenir ou non à l’équipe
    • doit connaître l’offre de services collaboratifs (Microsoft 365)
    • a déjà participé à un atelier Pick’n’Start à distance et connaît les fonctionnalités de base sur Klaxoon
Atelier PNS à distance

Comment proposer un atelier Pick’n’Start

L’atelier Pick’n’Start trouve tout son sens auprès d’équipes curieuses de “travailler autrement” et qui souhaitent découvrir en peu de temps comment elles pourraient démarrer dans Microsoft 365 avec un usage qui leur apportera rapidement un bénéfice.

L’expérience nous a montré qu’il fallait réussir à créer un “temps de respiration” au sein de l’équipe, une sorte de pause dans le tumulte des activités pour relever la tête et prendre du recul sur sa manière de travailler.

Cela peut provenir :

  • d’un collaborateur plus éclairé (How to Highlight – Tips) sur le potentiel de travailler différemment
  • d’un ambassadeur de la transformation interne ou de l’équipe Digitale

Pour réussir à capter l’attention de ses collègues et les convaincre de la nécessité de progresser, appuyez-vous sur les messages portés dans le cadre de l’acculturation impulsée par l’équipe Digitale. Par exemple, les multiples témoignages de porteurs d’initiatives contents d’avoir fait progresser leurs collègues.

Déroulement de l’atelier

Etape 1  – Démarrer l’atelier sur Klaxoon

  • Pour démarrer l’atelier à distance, vous devez vous connecter à votre compte Klaxoon et ouvrir le board PnS. 
  • Avant de démarrer assurez-vous que les participants ne puissent pas déplacer les dessins, formes et images. 
  • Démarrez le live pour que les participants puissent vous voir et vous entendre (à la fin de la durée du live ajoutez autant que nécessaire du temps supplémentaire)
  • N’hésitez pas à faire une passe avec les participants sur comment utiliser l’outil afin qu’ils soient à l’aise et que l’atelier puisse se dérouler dans de bonnes conditions
  • N’oubliez pas de synchroniser votre page pour que les participants aient la même vue que vous
  • Passez un bon moment !

Etape 2 – Découvrir le scénario fictif et prioriser les cartes situation

Plongés dans un scénario fictif (cadre orange Démarrage), les participants doivent parcourir une par une chaque carte situation, faire des choix individuels pour répondre aux problèmes posés. Il existe en tout 9 cartes situation réparties au centre du board. Pour chaque carte situation les participants doivent ensuite défendre leur choix et en discuter avec les autres participants pour finalement se mettre d’accord. Pour être sûr de respecter le timing de l’atelier n’hésitez pas à faire prioriser les participants 4-5 cartes situation.

Etape 3 – Débat et propositions de collaboration

Pour chaque carte : découvrir le bloc situation, inviter les participants à lire la carte situation et à placer un post it sur la proposition de collaboration qui leur semble la plus adaptée au vu de la situation et de leurs préférences individuelles. Les participants doivent justifier leur choix de façon à créer un débat et à arriver à un consensus commun. Au fil des discussions les participants peuvent déplacer leur post-it vers une autre case s’ils le souhaitent. Le but de cette première étape est d’ouvrir le débat.

Etape 4 – Débrief de l’expérience de collaboration la plus plébiscitée

Une fois les cartes situation parcourues, regardez avec les participants quelles est le type de couleur des propositions de collaboration revenue le plus de fois. Cette couleur correspond à l’expérience de collaboration la plus plébiscitée par l’équipe.

Découvrez les 4 blocs expérience de collaboration et parcourez avec l’équipe rapidement les 4 expériences de collaboration puis concentrez-vous sur celle qui a été la plus plébiscitée.

Etape 5 – Brainstorm et clés de réussite

Sondez l’équipe pour réfléchir sur quelles seraient des bonnes pratiques à adopter pour mettre en place leur expérience de collaboration de prédilection. Recueillez en quelques minutes les propositions des participants via les post-its et lisez-les pour que chacun puisse commenter. C’est l’occasion de se mettre d’accord sur les actions à réaliser après la sortie de l’atelier. Enfin complétez ces propositions avec les clés de réussite que vous découvrirez.

Compléter les ateliers Pick’n’Start

Pick’n’Start est une méthodologie créée par l’équipe Lecko pour mieux s’initier aux usages collaboratifs avec les outils mis à disposition de tous. Elle repose sur deux convictions fondamentales :

  1. Les collaborateurs adhèrent à une “expérience”, pas à un outil. L’usage cible est une expérience associant une réponse fonctionnelle objective et une manière de faire plus subjective, à rendre explicite.
  2. Collaborer impose aux équipes de savoir s’accorder sur un usage cible faisant consensus. 

Pour aider les équipes à progresser dans ce sens, Lecko a décliné la méthodologie sur d’autres formats :

  • l’application en ligne (comprenant une version freemium)
  • les sessions dédiées aux journées digitales pour former les ambassadeurs (également organisables à distance)

Antoine Séo