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ÉVALUER LES USAGES COLLABORATIFS

Lorsque l’on déploie de nouveaux outils collaboratifs en entreprise l’outil n’est pas l’objectif final mais le moyen pour développer et améliorer la collaboration entre collaborateurs. En mesurant et en évaluant les usages collaboratifs, on cherche à savoir ce qui se passe et à mesurer les progrès afin de piloter son action, prendre les bonnes décisions et valoriser les efforts accomplis. Les questions auxquelles cette évaluation permet de répondre sont multiples : Quels collaborateurs ont besoin d’aide, quelles populations nécessitent un accompagnement ? Qui au contraire va pouvoir aider les autres et promouvoir la collaboration ? Cette évaluation permet également d’identifier les personnes à prendre en exemple et à collecter des réussites pour encourager ceux pour qui l’adoption est moins naturelle. 

Les usages collaboratifs sont protéiformes mais visent généralement à :

  • Réduire le nombre d’emails
  • Faciliter l’accès à l’information en basculant du disque dur ou lecteur réseau vers les Drives dans le Cloud
  • Développer la co-édition de documents
  • Mobiliser chacun au sein d’espaces transversaux
  • Gagner en réactivité et en efficacité dans la coordination des équipes via des messageries d’équipe

Les mesures factuelles permettent à chaque acteur de la transformation de suivre l’évolution de ces pratiques des populations accompagnées (Entités de l’entreprise, Lignes Métier, Établissement ou simple équipe).

La première utilité des mesures est de créer un sursaut. Les effets négatifs du Digital sont apparus petit à petit faute d’avoir adapter les pratiques de travail. Chacun a fini par les accepter. Les métriques permettent de montrer la croissance incessante du nombre d’emails, du volume des pièces jointes échangés, etc

Et les mesures permettent aux équipes cherchant à travailler différemment de suivre leur progrès, de récompenser les réussites et d’ajuster les actions si nécessaire.

La réduction du nombre d’emails

A l’ère du tous connectés les emails échangés sont trop nombreux : source de stress, d’inefficacité, mauvaise interprétation, envoie de documents, impact écologique, respect du droit à la déconnexion,… Beaucoup d’entreprises tentent de réduire l’usage du mail en interne. Les managers doivent aussi veiller à ne pas créer de situations de saturation en provoquant une accumulation de réunions.

  • Nombre de mails envoyés par l’équipe à d’autres membre de l’équipe
  • Volume de pièces jointes échangées

Développer l’usage du Drive et de la co-édition de documents

Les Drive doivent être utilisés pour partager et stocker des informations et co-éditer des documents. Bien utilisés un Drive permet de réduire l’usage de l’email et éviter le transport de documents par mail.

Dans l’exemple ci-dessous 38% des documents produits sont partagés au sein de l’équipe et édité en ligne (Gdocs, Gsheet, Gslide), contre 6% de documents bureautiques Microsoft .doc, .xls, . ppt déposé sur le Drive.

Mobiliser chacun au sein d’espaces transversaux

Le rôle du RSE est généralement de soutenir les échanges transversaux. L’objectif étant de mettre en réseau l’organisation pour maximiser les opportunités de synergies entre les collaborateurs. Le RSE peut être cependant utilisé comme des espaces d’échanges locaux ; il reproduit le cloisonnement organisationnel existant et contribue peu alors à l’objectif qui lui est donné. Mesurer cette transversalité permet ensuite d’agir pour la développer. Lecko Analytics calcule un indice de transversalité ([HowTo] Évaluer la transversalité des communautés de son réseau social d’entreprise) permettant de cartographier le niveau de transversalité des espaces du RSE.

Encourager l’usage des messageries d’équipe 

L’entreprise doit suivre 3 aspects de l’usage des messageries d’équipes comme Teams, Slack ou Talkspirit :

  • Le niveau d’adoption : Les équipes explorent-elles les nouveaux usages associés ? Il faut suivre la part de l’entreprise qui devient utilisatrice de l’outil.
  • Les gains d’efficacité : L’usage est-il établit et cela conduit-il à réduire les effets néfastes des pratiques antérieures avec l’email ? Il faut suivre le niveau d’engagement des utilisateurs dans les espaces et les (résidus) d’échanges par mail entre eux.
  • La gouvernance des Groupes : Identifier les nouveaux groupes pour accompagner ceux débutants, supprimer ou archiver les groupes devenu inactifs depuis un certain temps, identifier des réussites pour les valoriser auprès de ceux qui ont besoin de mieux comprendre l’apport de ces usages.

Pourquoi Lecko Analytics ?

Chacun doit pouvoir accéder aux indicateurs de son équipe quand il le souhaite. Les indicateurs sont actualisés tous les jours.

Lecko Analytics collecte les données secondaires des environnements de travail (Office 365, Google Gsuite) pour disposer d’une information plus complète que les statistiques proposées par défaut par les éditeurs.

Les données sont anonymisées et les indicateurs calculés pour des équipes uniquement.

Pour accéder à Lecko Analytics demander un accès à votre équipe Digitale.