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Retards et débordements - Réunions - Lecko Analytics

La data au service de l’amélioration des réunions

Faire progresser les pratiques de réunion est un vrai casse-tête : Cela commence par réussir à mobiliser ses collègues sur la possibilité d’améliorer les pratiques, puis de trouver ensemble des solutions fédératrices, et assurer l’assimilation d’une discipline dans les rituels. Pour autant la réunion est un temps fort de la collaboration et révèle l’efficacité et les limites de l’équipe. La Data des environnements de travail apporte aujourd’hui de nouveaux leviers pour faire progresser les équipes.

Que peut-on savoir des pratiques de réunion d’une équipe ?

Les données permettent d’objectiver les situations, d’affiner leur compréhension et de suivre l’efficacité des mesures d’amélioration mises en œuvre.

Le volume de réunions

Le nombre de réunions est bien entendu très dépendant de l’activité. Cependant les journées ne durent que 8 heures ; le temps passé en réunion n’est pas utilisé pour réaliser la finalité dont la réunion n’est qu’un moyen. Chaque participant doit jouer sa partition pour que la réunion soit réussie. Cela nécessite un minimum de préparation et cela ajoute un temps associé à chaque réunion qu’il faut décompter de son agenda. Trop de réunions, tue la réunion.

Exemple d’une équipe R&D de 14 personnes 

Chaque équipe peut se questionner sur sa capacité à dégager suffisamment de temps pour avancer sur ses activités et à se préparer aux réunions. L’objectif est d’identifier le bon équilibre. Un sentiment de saturation signifie que le temps consacré aux réunions est trop important. Cela permet de fixer un point de repère et de comparer la situation de l’équipe au fil des semaines.

Exemple d’une équipe R&D de 14 personnes sur l’année 2020

Assiduité lors des réunions

Les ordinateurs portables, le wifi et maintenant les réunions à distance ont rendu possible le travail en tâche de fond durant la réunion. Ce manque d’assiduité traduit l’in-intérêt de certains participants pour les sujets discutés ou la saturation de quelques-uns qui tentent d’optimiser leur temps. Il va de soi qu’il est plus efficace de concentrer les réunions sur les sujets qui impliquent chacun, avoir toute l’attention des participants et réduire la durée. Cette assiduité peut s’objectiver sans stigmatiser les personnes en comptabilisant le nombre d’e-mails envoyés durant les réunions par une équipe.

Retards et débordements

Il n’y a pas que les managers qui deviennent saturés de réunions : l’accélération des échanges contraint chacun à ne plus pouvoir accorder autant de temps à chacun de ses interlocuteurs. L’enchaînement des réunions, amplifiées par les réunions à distance qui ont supprimé les espaces prévus pour les déplacements, rythme les journées de manière contraignante. Plus les agendas sont chargés, plus la pression du temps est forte.

Les retards de quelques-uns font perdre du temps à tous et les débordements désorganisent au-delà des participants les autres personnes impliquées dans les réunions suivantes. Les données des visio permettent maintenant de comparer la durée effective de la réunion au regard de l’agenda, les retards et débordements.

Ces indicateurs sont là pour nourrir une rétrospective, permettre à chacun de contribuer à un diagnostic et à la recherche de solutions d’amélioration. Cette 1ère étape permet d’étalonner les seuils des zones dans lesquelles l’équipe souhaitent se tenir.

Lecko Analytics complète les statistiques disponibles dans vos plateformes de collaboration en apportant des indicateurs plus détaillés, en J+1, à chaque équipe. Les données d’activités sont anonymisées et les indicateurs à l’échelle d’une cohorte, pouvant correspondre à une équipe, une entité, une filiale, un site, un métier, etc.

Arnaud Rayrole