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Lecko Analytics - Réunion

Les 4 étapes pour exploiter les métriques de ses réunions pour progresser

Les métriques permettent d’objectiver une situation mais elles ne disent pas tout… Le contexte de chacun est différent, tout particulièrement en matière de réunions. Pour interpréter les métriques, il faut les étalonner. Identifier pour l’équipe les plages de valeurs traduisant une situation normale de fonctionnement, comprendre pourquoi l’équipe s’en écarte sur certaines périodes et tester des ajustements en suivant les progrès grâce aux indicateurs.

1. Étalonner les métriques de l’équipe

La 1ère étape consiste à interroger l’équipe sur ses perceptions et les confronter à l’évolution récente de leurs métriques.

  • Se sentent-ils débordés ?
  • Arrivent-ils en réunion préparés (objectifs de la réunion en tête, actions attendues réalisées, connaissances des informations partagées en amont) ?
  • Les retards et débordements sont-ils acceptables ou désorganisants ?
  • Le niveau d’assiduité traduit-il une faible utilité de la réunion ou le manque de temps pour certains ?

En balayant les quelques semaines passées et en regardant attentivement les périodes atypiques du point de vue des métriques, établir les plages de valeur délimitant les zones normales, excessives et celles vers lesquelles l’équipe souhaite tendre.

2. Identification des causes

Cette discussion réalisée sous forme de rétrospective permet à l’équipe de partager un diagnostic. L’interdépendance des pratiques étant forte, les causes et l’efficacité des solutions le sont aussi. L’équipe doit essayer de comprendre les mécanismes qui les conduisent dans ces travers. Il s’agit de questionner l’origine des réunions, activités principales ou sollicitations tierces ?

  • Quel est l’objet des réunions ? informer / solutionner / arbitrer / piloter ?
  • La pertinence du cercle des participants ?
  • La distribution du temps entre réunions et plages de travail est-elle bonne ?
  • La discipline d’animation et de préparation par les participants (timing, efficacité des échanges, capacité de conclusions vers l’objectif) est-elle constante ou fluctuante ?

3. La recherche de solutions

Organiser une recherche de solutions collectives permettra d’identifier des actions simples qui, parce qu’elles sont suivies par tous, apportent beaucoup. Les solutions venant des futurs porteurs sont nécessairement pragmatiques et équilibrées en termes d’effort et bénéfices. L’équipe pourra choisir de se concentrer sur un meilleur alignement, une meilleure discipline ou explorer des approches totalement nouvelles pour elle. En questionnant son fonctionnement, elle se donne la possibilité d’essayer de nouvelles méthodes et de nouveaux outils de travail. 

Lecko Analytics complète les statistiques disponibles dans vos plateformes de collaboration en apportant des indicateurs plus détaillés, en J+1, à chaque équipe. Les données d’activités sont anonymisées et les indicateurs à l’échelle d’une cohorte, pouvant correspondre à une équipe, une entité, une filiale, un site, un métier, etc.

In'Flow est une démarche Lecko pour accompagner une équipe dans la mise en oeuvre de nouvelles pratiques de travail : identifier les problématiques prioritaires à résoudre, co créer en expérimenter des solutions, progresser par itérations et ancrer le changement.

Arnaud Rayrole